VoIP d'affaires simplifié

Une nouvelle option à coût fixe élimine les frais de licence et les frais supplémentaires élevés.

Pour les entreprises de toutes tailles, la pandémie a accéléré la transition vers des solutions de technologie de l'information hybrides qui facilitent la communication et la collaboration à distance et au bureau pour les clients et les employés.

Sur le marché actuel, cela implique de plus en plus les téléphones portables et de bureau avec un logiciel intégré qui offre des capacités sophistiquées de voix, de vidéo, de messagerie et de gestion de la main-d'œuvre.

Cela a augmenté la complexité des exigences du système téléphonique et offert aux entreprises une pléthore d'options. Les utilisateurs opèrent généralement à partir de téléphones de bureau et d'appareils mobiles et travaillent davantage au bureau et à l'extérieur, il y a donc une plus grande demande de transfert de messages pour éviter les appels manqués.

En outre, une multitude de nouveaux services au-delà des appels sont souvent attendus, tels que le service de messages courts (SMS)/service de messagerie multimédia (MMS), la vidéoconférence, la messagerie vocale visuelle et l'enregistrement des appels.

En plus de tout cela, le système téléphonique est de plus en plus connecté via des API aux systèmes d'entreprise existants tels que les centres de contact, la gestion des effectifs et les systèmes de gestion de la relation client (CRM), de sorte que les données importantes peuvent être surveillées et évaluées de différentes manières.

Le défi pour les entreprises, cependant, a été de faire face à des problèmes de qualité et d'intégration, ainsi qu'à une augmentation constante des prix des fournisseurs et des frais supplémentaires qui peuvent finir par coûter plus de 70 $ par utilisateur chaque mois.

Lorsque les responsables ont besoin des services pour rester opérationnels mais n'ont ni le temps ni l'envie de régler une facturation complexe, ils peuvent se sentir captifs de leur fournisseur de technologie.

"Aujourd'hui, les propriétaires d'entreprise se sentent assiégés par tous les frais de logiciel en tant que service, qui augmentent constamment, jamais à la baisse. Ils sont attirés par des offres peu élevées pour démarrer, puis le prix double ou triple lors du renouvellement ou de tout changement, " a déclaré Eric Brackett, président de BTI Communications Group, un fournisseur de convergence technologique au service des secteurs des affaires et de la logistique.

La société agit en tant que fournisseur unique de systèmes complexes de téléphonie (VoIP), de réseau et de sécurité physique, jusqu'à l'installation de câblage et de conduit ainsi que la surveillance et la protection de la cybersécurité.

"La tarification du système téléphonique appât et commutateur est un énorme fardeau pour les entreprises lorsqu'elle devient des frais généraux et des dépenses d'exploitation", ajoute-t-il. "Au lieu de cela, les gestionnaires veulent capitaliser le coût total sur quelques années ou posséder le système avec des dépenses d'exploitation minimales."

De plus, les entreprises préfèrent un système téléphonique qui inclut l'accès à toutes les options de service dès le départ, qu'elles soient utilisées ou non, à un tarif mensuel fixe peu élevé, ce qui élimine les frais supplémentaires et la complexité.

"Les propriétaires et les gestionnaires d'entreprise apprécient de n'avoir qu'un seul poste sur la facture qui couvre tout. Lorsque les prix ne changent pas pendant une période déterminée, cela élimine le problème de l'escalade des dépenses et des coûts supplémentaires inattendus", a déclaré Brackett.

Il note qu'un tel système peut améliorer à la fois l'expérience des clients et des employés en intégrant des services Web, notamment la voix, la vidéo, les SMS/MMS, les smartphones et les PC, ainsi que le centre de contact, le CRM et la gestion des effectifs.

"Aujourd'hui, un système téléphonique d'entreprise doit permettre de travailler de n'importe où, que ce soit au bureau, à la maison ou en déplacement et offrir toute la gamme des technologies de communication", a déclaré Brackett.

Il ajoute que certaines des options de marché les plus avancées sont désormais plus faciles que jamais à intégrer et à utiliser. Ceux-ci permettent aux employés de l'entreprise d'utiliser leurs propres smartphones sans acheter de nouveaux équipements puisque le service fonctionne avec presque tous les fournisseurs de téléphonie mobile.

Pour rationaliser l'utilisation, un portail Web peut permettre aux utilisateurs de prendre le contrôle et de gérer facilement l'ensemble du système via une interface simple. La vidéoconférence facilite également la collaboration n'importe où sur n'importe quel appareil et certains ou tous les appels peuvent être enregistrés et récupérés selon les besoins.

Astral Energy de Montvale, New Jersey achète de l'énergie en gros et la vend au détail à plus de 15 000 entreprises sur le marché B2B. Ashton Fox, chef de l'exploitation d'Astral Energy, recherchait une solution plus robuste et stable que celle fournie par son service de télécommunications existant.

"Beaucoup de nos clients travaillent sur leurs smartphones sur la route, il est donc important d'envoyer des SMS et des messages multimédias pour communiquer avec eux. Si nos clients ont du mal à nous joindre ou si nous avons du mal à les joindre à cause de notre système téléphonique, cela ne fonctionne pas, " dit Renard.

"Nous rencontrions des problèmes avec la qualité des appels, le service SMS et MMS et le support technique de notre fournisseur", ajoute-t-il. "Nous voulions également une meilleure transparence des prix. Nous ne voulions pas découvrir plus tard que nous avions vraiment besoin d'une certaine fonctionnalité et qu'on nous demande de payer plus chaque mois, ce qui aurait un impact sur notre budget", a déclaré Fox.

En guise de solution, Fox et Astral Energy se sont tournés vers une nouvelle option sur le marché des entreprises appelée GoodPhone by BTI qui fournit un service Web, vocal, vidéo, SMS, MMS, CRM, de centre de contact et de gestion de la main-d'œuvre complet et une intégration pour les clients et les employés.

Le service fonctionne sur les smartphones et les téléphones de bureau, ainsi que sur les PC utilisés comme téléphones.

Un service téléphonique complet avec toutes les options nécessaires coûte un tarif mensuel fixe de moins de 25 $/utilisateur. Pendant la période contractuelle, chaque utilisateur peut utiliser un nombre illimité de téléphones dans le cadre du même tarif forfaitaire. Les téléphones peuvent également être loués ou achetés auprès de BTI ou des appareils VoIP existants utilisés.

Lorsque les employés utilisent leur smartphone personnel en téléchargeant l'application GoodPhone, ils n'ont plus besoin de donner leurs informations personnelles pour gérer les appels professionnels. Au lieu de cela, ils peuvent fournir aux clients un numéro de bureau unique pour les joindre et passer ou recevoir des appels depuis leur téléphone Web, leur application mobile ou leur téléphone de bureau tout en affichant toujours le numéro du bureau.

"Les employés ne donnent qu'un seul numéro professionnel et tous les appels et SMS restent dans le portail GoodPhone sur leur smartphone ou leur application PC. Si un client appelle son numéro et qu'il ne répond pas sur son smartphone, l'appel peut être acheminé vers l'entreprise messagerie vocale, pas leur messagerie vocale personnelle », explique Brackett.

Le service permet également aux entreprises d'envoyer des promotions par SMS et de contacter les clients via des messages SMS et MMS, ainsi que de suivre les réponses. Les employés peuvent surveiller les messages et définir des réponses automatiques avec un texte personnalisé à partir d'un compte.

Le service facilite la résolution des problèmes des clients en permettant la recherche d'archives de texte avec une vue à 360 degrés des interactions avec les clients. Lorsque la visioconférence est requise, le service permet actuellement jusqu'à 1 000 personnes de participer et jusqu'à 25 de partager un écran.

Fox est très satisfait non seulement de la facilité de mise en œuvre du service GoodPhone, mais également de sa qualité et de sa fiabilité.

"Les téléphones expédiés à notre bureau étaient déjà programmés, je n'avais donc qu'à les brancher. Ils m'ont essentiellement remis un système clé en main", a déclaré Fox.

Fox comprend que l'intégrateur de technologie n'est pas seulement une compagnie de téléphone, ce qui, selon lui, a contribué à améliorer la fiabilité du système.

"Le système est beaucoup plus global et robuste que ce que nous avions auparavant. Il est très fiable et nous n'avons aucun problème. En un an, nous avons eu moins de 20 minutes d'indisponibilité et ils ont été très réactifs pour résoudre ce problème", il a dit.

Fox attribue au service de télécommunications l'allégement de ses fonctions de directeur et de directeur de l'exploitation. GoodPhone facilite la surveillance et la gestion de la main-d'œuvre de n'importe où et comprend une application Web pour téléphone et smartphone, un tableau de bord de statistiques d'appels/centre d'appels et des rapports en temps réel et historiques.

"En tant que gestionnaire, la façon dont je peux voir et gérer l'ensemble du backend est importante. Contrairement à de nombreuses applications, l'application mobile fonctionne réellement et ne se contente pas de vous diriger vers un site Web ou un navigateur. Je suis capable de faire pratiquement tout ce que je peux faire sur un bureau à l'intérieur de l'application », a déclaré Fox.

"Je suis en mesure de gérer mon équipe plus efficacement avec le service", ajoute-t-il. "Par exemple, s'il y a un problème avec un client lors d'un appel téléphonique, je peux rapidement récupérer l'enregistrement sur mon téléphone pour aider à le résoudre."

D'autres entreprises trouvent également utile de simplifier la complexité de leurs systèmes téléphoniques à un tarif mensuel fixe et peu élevé.

Market Contracting Services, une entreprise de construction de Chicago, dans l'Illinois, avait rénové ses installations et prévoyait d'acheter des téléphones fixes coûteux pour le bureau, mais a reconsidéré lorsque son intégrateur technologique a suggéré une meilleure option, selon Esmeralda Macias, directrice du bureau de l'entreprise.

"Avec les nouveaux smartphones VoIP dont BTI dispose, nous n'avons pas à payer pour les lignes fixes. Nous pouvons maintenant tout voir en ligne via un portail, nous pouvons donc voir tous les appels entrants et manqués", a-t-elle déclaré.

Selon Macias, les employés n'ont plus besoin de s'asseoir à un bureau pour prendre des appels puisqu'ils peuvent le faire partout où ils disposent d'une connexion Internet.

"Même après les heures de travail, nous pouvons transférer les appels vers nos smartphones. Cela s'est traduit par un meilleur support client et plus de ventes", a-t-elle déclaré.

D'un point de vue budgétaire, le système téléphonique VoIP a également été un succès. Le système élimine non seulement les factures actuelles des transporteurs, mais inclut également les appels interurbains locaux et nationaux illimités.

"Les téléphones fixes et le service allaient coûter beaucoup plus cher. En mettant en place GoodPhone, nous avons déjà pris une longueur d'avance financièrement - et nous commençons tout juste à utiliser les capacités des téléphones VoIP", conclut-elle.

Les systèmes de télécommunications d'entreprise sont depuis longtemps complexes et coûteux, ce qui entraîne la frustration des utilisateurs. Cependant, avec un plus grand choix sur le marché aujourd'hui, les entreprises qui intègrent essentiellement tous les services de télécommunications requis via des téléphones VoIP à un faible coût fixe peuvent rationaliser leurs opérations et obtenir un avantage concurrentiel.

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